Registro horario digital obligatorio: qué es, cuándo entra en vigor y cómo cumplirlo
La reducción de la jornada a 37,5 horas fue rechazada en el Congreso en septiembre de 2025, pero el registro horario digital se tramita por una vía distinta, un real decreto, por lo que su aprobación no depende de esa reforma. El Ministerio de Trabajo anunció varias veces su aprobación inminente en 2026, la última en septiembre, pero a finales de ese mes volvió a aplazarse.
- ¿Qué es el registro horario digital?
- ¿Qué cambiaría respecto al registro actual?
- ¿Qué sistemas son válidos?
- ¿Qué sanciones hay por no registrar la jornada?
- ¿Cómo deben prepararse las empresas?
- ¿Afecta a los teletrabajadores?
- ¿Qué debe recoger el registro?
- Derecho del trabajador a acceder a su registro
¿Qué es el registro horario digital?
Es el sistema con el que la empresa documentaría electrónicamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, de forma que los datos sean fiables, no se puedan manipular y estén accesibles para el trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
No es una obligación nueva en su base: desde el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas deben registrar diariamente la jornada de sus trabajadores (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Lo que cambiaría con el nuevo real decreto es el formato: el registro tendría que ser digital, personal y no manipulable.
¿Qué cambiaría respecto al registro actual?
| Registro vigente (desde 2019) | Registro digital previsto |
|---|---|
| Obligatorio, en el formato que acuerde la empresa (incluido el papel) | Obligatoriamente digital |
| Sin requisitos técnicos detallados | Sistema fiable, no manipulable y con trazabilidad |
| Los registros deben estar a disposición de trabajadores, representantes e Inspección | Acceso inmediato y en remoto para trabajadores, representantes e Inspección |
| Conservación durante 4 años | Conservación durante 4 años |
El texto definitivo puede cambiar hasta su aprobación, así que conviene revisar el BOE cuando se publique.
¿Qué sistemas son válidos?
La normativa no impone un sistema concreto, pero el registro debe ser fiable y no manipulable y respetar la protección de datos. La Agencia Española de Protección de Datos considera que los sistemas biométricos (huella o reconocimiento facial) para el control horario solo son admisibles en casos muy justificados. En la práctica se usan aplicaciones de fichaje en el móvil, tarjetas o códigos QR, terminales con PIN y módulos de software de recursos humanos.
¿Qué sanciones hay por no registrar la jornada?
No registrar la jornada es una infracción grave en materia de relaciones laborales (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), con multas de 751 a 7.500 €. El Gobierno ha planteado endurecer estas sanciones y calcularlas por cada trabajador afectado, pero ese cambio requiere modificar la ley y no está en vigor.
¿Cómo deben prepararse las empresas?
- Comprobar que ya cumplen el registro diario vigente desde 2019
- Valorar un sistema digital fiable, que no permita modificaciones sin dejar rastro y que dé acceso a trabajadores e Inspección
- Informar a la plantilla y a sus representantes del sistema y del procedimiento
- Conservar los registros durante 4 años
- Revisar la información de protección de datos si el sistema usa geolocalización
¿Afecta a los teletrabajadores?
Sí. Las personas que teletrabajan también deben registrar su jornada. Lo habitual son las aplicaciones de fichaje en el ordenador o en el móvil.
¿Qué debe recoger el registro?
- Hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora
- Las pausas o interrupciones que no computen como tiempo de trabajo, según lo que establezca el convenio o el acuerdo de empresa
Derecho del trabajador a acceder a su registro
Los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo tienen derecho a consultar los registros, que la empresa debe conservar durante 4 años. Si tu empresa no registra la jornada, además de cometer una infracción te pone más difícil demostrar las horas extra en una reclamación.
Las horas extraordinarias se pagan en la cuantía que fije el convenio colectivo o el contrato, que nunca puede ser inferior al valor de la hora ordinaria, o se compensan con descanso retribuido (artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores). El valor de la hora nunca puede quedar por debajo del que resulta del salario mínimo interprofesional.
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