Registro horario digital obligatorio en 2026: qué es, cuándo entra en vigor y cómo cumplirlo
Aunque la reducción de jornada a 37,5 horas fue rechazada en el Congreso en septiembre de 2025, uno de los elementos que la acompañaban sí tiene vida propia: el registro horario digital obligatorio. El Gobierno lo tramita por decreto independiente, lo que significa que podría entrar en vigor con independencia de lo que ocurra con la reforma de jornada.
- ¿Qué es el registro horario digital?
- ¿Qué cambia respecto al registro actual?
- ¿Qué sistemas son válidos para el registro horario digital?
- ¿Qué sanciones hay por no registrar la jornada?
- ¿Cómo deben prepararse las empresas?
- ¿Afecta a los teletrabajadores?
- ¿Qué empresas están obligadas al registro horario digital en 2026?
- ¿Qué debe registrar el sistema de control horario?
- Sanciones por incumplimiento del registro horario
- Derecho del trabajador a acceder a su registro
¿Qué es el registro horario digital?
El registro horario digital es el sistema mediante el que una empresa documenta electrónicamente la hora exacta de inicio y fin de jornada de cada trabajador, de forma que los datos sean fiables, verificables y accesibles para la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
No es algo nuevo en su totalidad: desde el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas ya están obligadas a registrar la jornada diaria de sus trabajadores. Lo que cambia con la nueva regulación es el formato: el registro deberá ser digital, quedando prohibidos los métodos analógicos (papel, Excel no certificado) y los sistemas biométricos que vulneren la privacidad.
¿Qué cambia respecto al registro actual?
| Registro actual (RDL 8/2019) | Nuevo registro digital obligatorio |
|---|---|
| Obligatorio pero puede ser en papel | Obligatoriamente digital y verificable |
| Sin formato específico regulado | Sistema homogéneo y auditable electrónicamente |
| El trabajador puede no tener acceso directo | El trabajador tendrá acceso a sus propios datos |
| Conservación mínima 4 años | Conservación mínima 4 años con trazabilidad digital |
¿Qué sistemas son válidos para el registro horario digital?
La norma no impone un sistema concreto, pero sí establece que debe ser:
- Fiable e inalterable — no se puede modificar retroactivamente sin dejar huella
- Accesible para el trabajador, la representación sindical y la Inspección de Trabajo
- No puede basarse en sistemas biométricos que vulneren la LOPD o el RGPD (huella dactilar o reconocimiento facial requieren justificación específica)
En la práctica, los sistemas más utilizados en 2026 son: apps de fichaje en el móvil (con geolocalización opcional), tarjetas o códigos QR, sistemas integrados en el ERP o software de RRHH y terminales físicas con PIN o tarjeta.
¿Qué sanciones hay por no registrar la jornada?
La Inspección de Trabajo ya sanciona el incumplimiento del registro vigente. Las infracciones se consideran graves y las multas van de 626 a 6.250 € por trabajador afectado. Con la nueva regulación se prevén sanciones de hasta 10.000 € por trabajador en casos de incumplimiento o falsificación del registro.
¿Cómo deben prepararse las empresas?
- Auditar el sistema de registro actual — si es en papel o Excel no certificado, hay que cambiarlo
- Elegir un sistema digital que cumpla los requisitos: fiable, inalterable y accesible
- Informar a los trabajadores del sistema elegido y del procedimiento de registro
- Asegurarse de que los datos se conservan durante al menos 4 años
- Actualizar la política de privacidad de la empresa si el sistema recoge datos de geolocalización
¿Afecta a los teletrabajadores?
Sí. Los trabajadores en remoto también tienen obligación de registrar su jornada. Las apps de fichaje con verificación por IP corporativa o por geolocalización voluntaria son la solución más habitual para el teletrabajo.
El registro horario lleva siendo obligatorio desde 2019 y muchas pequeñas empresas todavía no lo tienen implementado. Si tu empresa no registra la jornada, no solo es una infracción — también te perjudica a ti si hay una disputa sobre horas extras. Sin registro, no puedes demostrar que trabajaste más horas de las contratadas. El registro protege tanto a la empresa como al trabajador.
¿Qué empresas están obligadas al registro horario digital en 2026?
La obligación se está implementando de forma progresiva. En 2026, el registro horario digital es obligatorio para:
- Empresas con más de 250 trabajadores desde la primera fase
- Empresas con más de 50 trabajadores en la segunda fase
- El resto de empresas tendrán plazo progresivo hasta completar la implantación
Las empresas con menos de 10 trabajadores pueden usar sistemas simplificados de registro mientras se completa la normativa de desarrollo.
¿Qué debe registrar el sistema de control horario?
El sistema debe reflejar obligatoriamente:
- Hora de inicio y fin de la jornada laboral
- Interrupciones durante la jornada si superan cierto umbral (según convenio)
- Identidad del trabajador
- El registro debe ser inalterable — no se puede modificar retroactivamente
Sanciones por incumplimiento del registro horario
No cumplir con el registro horario está tipificado como infracción grave por la Inspección de Trabajo:
- Infracción grave: multa de 751 € a 7.500 €
- Si se acredita que el incumplimiento encubre horas extra no pagadas: puede derivar en infracción muy grave con multas de hasta 225.018 €
Derecho del trabajador a acceder a su registro
Los trabajadores tienen derecho a consultar su propio registro horario y obtener copia. La empresa debe conservar los datos durante un mínimo de 4 años y ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo cuando se requieran.
El registro horario es también la herramienta clave para detectar horas extras no pagadas, que deben retribuirse por encima del precio de la hora ordinaria calculado sobre el salario mínimo interprofesional.
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