Cómo hacer una factura correctamente: datos obligatorios y ejemplos
Datos obligatorios de una factura
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) es claro sobre qué debe aparecer en toda factura para ser válida. Una factura incompleta puede que "parezca" factura pero Hacienda no la acepta en una inspección:
| Dato | Ejemplo | Obligatorio |
|---|---|---|
| Número de factura | 2026-001 | Sí |
| Serie (opcional pero recomendable) | A/2026 | No obligatorio |
| Fecha de expedición | 27/05/2026 | Sí |
| Fecha de operación (si es distinta) | 25/05/2026 | Solo si difiere |
| Nombre/razón social del emisor | Juan García López | Sí |
| NIF del emisor | 12345678A | Sí |
| Domicilio del emisor | Calle Mayor 1, 28001 Madrid | Sí |
| Nombre/razón social del destinatario | Empresa S.L. | Sí (salvo factura simplificada) |
| NIF del destinatario | B12345678 | Sí (salvo factura simplificada) |
| Domicilio del destinatario | Calle Sol 5, 08001 Barcelona | Sí (salvo factura simplificada) |
| Descripción de la operación | Diseño web corporativo — fase 1 | Sí |
| Base imponible | 1.000,00 € | Sí |
| Tipo de IVA | 21% | Sí (si aplica) |
| Cuota de IVA | 210,00 € | Sí (si aplica) |
| Importe total | 1.210,00 € | Sí |
| IRPF retenido (si aplica) | -150,00 € (15%) | Si aplica retención |
Cómo numerar las facturas correctamente
La numeración debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Hacienda exige poder seguir la secuencia sin interrupciones:
- Por año: 2026-001, 2026-002, 2026-003... Es el método más común.
- Con series diferenciadas: útil si facturas a particulares y a empresas por separado — serie A para empresas, serie B para particulares, por ejemplo.
- Nunca borres una factura: si te equivocas en una factura ya emitida, emite una factura rectificativa. Borrar o renumerar facturas es una infracción fiscal.
Cuándo aplicar IVA y a qué tipo
| Situación | IVA a aplicar |
|---|---|
| Servicios generales en España | 21% (tipo general) |
| Hostelería, transporte de viajeros, peluquería | 10% (tipo reducido) |
| Pan, leche, libros, medicamentos | 4% (tipo superreducido) |
| Enseñanza reglada | Exento de IVA |
| Servicios médicos y sanitarios | Exento de IVA |
| Facturas a empresas de la UE (con NIF intracomunitario) | 0% — operación intracomunitaria |
| Facturas a clientes fuera de la UE | 0% — exportación |
La retención de IRPF: cuándo incluirla
Si realizas una actividad profesional (no empresarial) y facturas a una empresa o a otro empresario o profesional, en general debes aplicar una retención de IRPF sobre la base imponible:
- Retención general: 15% sobre la base
- Retención reducida: 7 % el año de inicio de la actividad profesional y los dos siguientes, si no la ejerciste en el año anterior
- No aplica retención si facturas a un particular, si tu actividad es empresarial (por ejemplo, venta de bienes) salvo casos concretos, o si el cliente no es residente ni tiene establecimiento en España
Errores que convierten una factura en inválida
- Sin NIF del cliente: el receptor no puede deducir el IVA aunque tenga la factura.
- Descripción vaga ("servicios varios"): Hacienda puede rechazarla. Describe exactamente qué hiciste.
- Saltos en la numeración: pasar de la factura 5 a la 8 sin justificación levanta sospechas en inspección.
- Fecha incorrecta: la fecha de expedición es la del día en que emites la factura, no la del cobro.
- No guardar copia: hay que conservar las facturas al menos durante el plazo de prescripción fiscal (4 años) y, a efectos mercantiles, 6 años.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas en Excel o Word?
Hoy no hay obligación general de usar un software concreto. Pero el reglamento de sistemas informáticos de facturación (VeriFactu) obligará a que los programas que se usen para facturar cumplan sus requisitos: desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. Consulta en la web de la Agencia Tributaria si tu forma de facturar queda afectada. Además, recuerda que como autónomo debes presentar trimestralmente tus liquidaciones de IVA e IRPF.
¿Qué es una factura simplificada y cuándo usarla?
La factura simplificada (el antiguo tique) se puede emitir, en general, en operaciones de hasta 400 € IVA incluido (hasta 3.000 € en determinados sectores, como el comercio minorista o la hostelería) y en las facturas rectificativas. No necesita los datos del cliente. Una empresa solo puede deducir el IVA de una factura simplificada si en ella constan su NIF y domicilio y la cuota de IVA desglosada.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
A efectos fiscales, al menos 4 años desde que terminó el plazo para presentar la declaración correspondiente (más en algunos casos, como los bienes de inversión). El Código de Comercio exige conservar la documentación contable 6 años.
Qué pasa si emites una factura incorrecta
Una factura con errores puede ser rechazada por el cliente para la deducción del IVA o del IRPF, lo que genera problemas tanto para el emisor como para el receptor. Si detectas un error tras enviar la factura, debes emitir una factura rectificativa (que corrige la original) en lugar de modificar la factura original ya emitida. Nunca numeres una factura rectificativa con el mismo número que la original; usa una numeración independiente (por ejemplo R-001, R-002...).
Facturas entre autónomos: retención del IRPF
Cuando un profesional factura sus servicios a otro empresario o profesional en España, debe aplicar una retención del 15 % de IRPF (o del 7 % el año de inicio de la actividad y los dos siguientes). Esta retención la ingresa el cliente en Hacienda en nombre del autónomo. El autónomo que emite la factura la descuenta de su declaración anual de IRPF.
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