Cómo hacer una factura correctamente en 2026: datos obligatorios y ejemplos
- Datos obligatorios de una factura en 2026
- Cómo numerar las facturas correctamente
- Cuándo aplicar IVA y a qué tipo
- La retención de IRPF: cuándo incluirla
- Errores que convierten una factura en inválida
- Preguntas frecuentes
- Qué pasa si emites una factura incorrecta
- Facturas entre autónomos: retención del IRPF
Datos obligatorios de una factura en 2026
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) es claro sobre qué debe aparecer en toda factura para ser válida. Una factura incompleta puede que "parezca" factura pero Hacienda no la acepta en una inspección:
| Dato | Ejemplo | Obligatorio |
|---|---|---|
| Número de factura | 2026-001 | Sí |
| Serie (opcional pero recomendable) | A/2026 | No obligatorio |
| Fecha de expedición | 27/05/2026 | Sí |
| Fecha de operación (si es distinta) | 25/05/2026 | Solo si difiere |
| Nombre/razón social del emisor | Juan García López | Sí |
| NIF del emisor | 12345678A | Sí |
| Domicilio del emisor | Calle Mayor 1, 28001 Madrid | Sí |
| Nombre/razón social del destinatario | Empresa S.L. | Sí (salvo factura simplificada) |
| NIF del destinatario | B12345678 | Sí (salvo factura simplificada) |
| Domicilio del destinatario | Calle Sol 5, 08001 Barcelona | Sí (salvo factura simplificada) |
| Descripción de la operación | Diseño web corporativo — fase 1 | Sí |
| Base imponible | 1.000,00 € | Sí |
| Tipo de IVA | 21% | Sí (si aplica) |
| Cuota de IVA | 210,00 € | Sí (si aplica) |
| Importe total | 1.210,00 € | Sí |
| IRPF retenido (si aplica) | -150,00 € (15%) | Si aplica retención |
Cómo numerar las facturas correctamente
La numeración debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Hacienda exige poder seguir la secuencia sin interrupciones:
- Por año: 2026-001, 2026-002, 2026-003... Es el método más común.
- Con series diferenciadas: útil si facturas a particulares y a empresas por separado — serie A para empresas, serie B para particulares, por ejemplo.
- Nunca borres una factura: si te equivocas en una factura ya emitida, emite una factura rectificativa. Borrar o renumerar facturas es una infracción fiscal.
Cuándo aplicar IVA y a qué tipo
| Situación | IVA a aplicar |
|---|---|
| Servicios generales en España | 21% (tipo general) |
| Hostelería, transporte de viajeros, peluquería | 10% (tipo reducido) |
| Pan, leche, libros, medicamentos | 4% (tipo superreducido) |
| Enseñanza reglada | Exento de IVA |
| Servicios médicos y sanitarios | Exento de IVA |
| Facturas a empresas de la UE (con NIF intracomunitario) | 0% — operación intracomunitaria |
| Facturas a clientes fuera de la UE | 0% — exportación |
La retención de IRPF: cuándo incluirla
Si eres autónomo y facturas a una empresa o a otro autónomo, normalmente aplicas retención de IRPF sobre la base imponible:
- Retención general: 15% sobre la base
- Retención reducida (primeros años): 7% el año de inicio de actividad y los dos siguientes
- No aplica retención si: facturas a un particular, vendes bienes (no servicios), o el cliente está fuera de España
Errores que convierten una factura en inválida
- Sin NIF del cliente: el receptor no puede deducir el IVA aunque tenga la factura.
- Descripción vaga ("servicios varios"): Hacienda puede rechazarla. Describe exactamente qué hiciste.
- Saltos en la numeración: pasar de la factura 5 a la 8 sin justificación levanta sospechas en inspección.
- Fecha incorrecta: la fecha de expedición es la del día en que emites la factura, no la del cobro.
- No guardar copia: obligatorio conservar copia de todas las facturas emitidas durante al menos 4 años.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas en Excel o Word?
Sí, es legal. No hay obligación de usar software específico. Pero con la llegada de Verifactu —factura electrónica obligatoria para autónomos y pymes prevista para 2026-2027— conviene ir adaptándose a un software homologado antes de que sea obligatorio. Además, recuerda que como autónomo debes presentar trimestralmente tus liquidaciones de IVA e IRPF.
¿Qué es una factura simplificada y cuándo usarla?
La factura simplificada (el antiguo tique) se puede emitir en operaciones inferiores a 400€ IVA incluido, o cuando el destinatario es un particular. No necesita los datos del cliente. Las empresas no pueden deducir el IVA de una factura simplificada.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
4 años desde la fecha en que venció el plazo para presentar la declaración correspondiente. Para facturas relacionadas con activos (maquinaria, vehículos), el plazo sube a 10 años.
Qué pasa si emites una factura incorrecta
Una factura con errores puede ser rechazada por el cliente para la deducción del IVA o del IRPF, lo que genera problemas tanto para el emisor como para el receptor. Si detectas un error tras enviar la factura, debes emitir una factura rectificativa (que corrige la original) en lugar de modificar la factura original ya emitida. Nunca numeres una factura rectificativa con el mismo número que la original; usa una numeración independiente (por ejemplo R-001, R-002...).
Facturas entre autónomos: retención del IRPF
Cuando un autónomo factura servicios profesionales a otro autónomo o empresa española, debe aplicar una retención del 15% de IRPF (o del 7% en el primer año de actividad y los dos siguientes). Esta retención la ingresa el cliente en Hacienda en nombre del autónomo. El autónomo que emite la factura la descuenta de su declaración anual de IRPF.
Ver también: